Dokumenthantering

Smidiga mallar, olika behörighetsnivåer och en genomgående mappstruktur. Vår tjänst hjälper dig att få ordning och reda på dokumenten – en gång för alla.

Dokumenthantering som är

Säkrare, smartare och bättre strukturerat.

Sätt strukturen för dokumentarbetet.

Hitta ett smidigare och mer sömlöst sätt att hantera företagets dokument – oavsett om du arbetar med företagets KMA-pärm eller IT-säkerhet. Den genomgående mappstrukturen går att använda på alla projekt och du slipper problemet med dokumentdubletter och olika stavningar på mappar. Genom att skapa dokumentmallar går det snabbt att göra mötesanteckningar och återkommande prisförfrågningar till underentreprenörer.

Arbeta säkert i molnet.

Med dokumenthanteringen kan du redigera och förhandsgranska dina dokument direkt i vårt system, utan att behöva ladda ned, spara om och ladda upp filerna på nytt. När du gjort dina ändringar uppdateras dokumentet och blir tillgängligt för alla användare som ni vill ska kunna nå det – utan att behöva mejla eller skriva ut nya dokumentversioner.

Behörighetsnivåer.

Du väljer vem som ska ha tillgång till vilka mallar och dokument och om de ska kunna nås både från kontoret, ute på fältet eller både och. Till exempel vill du kanske endast att X ska kunna ta del av Y.

”

Kundcitat.

Vårt samarbete har fördjupats under resans gång. Det har varit möjligt genom Infobrics lyhördhet och deras välutvecklade system. Det är jag väldigt nöjd med.

- Lars Strandstedt, VD, Spol & Industriservice.

Till kundcaset

Infobric Workorder

Våra funktioner för projekthantering.

Vi har flera funktioner som hjälper dig att minska på administrationen och skapa mer strukturerade arbetsdagar. Även vår resursplanering, arbetsorder och tidrapportering gör dig mer effektiv och strukturerad. För att få bättre koll på lönsamheten kan du skapa kalkyler baserat på de förfrågningar ni får in, samt följa upp det ekonomiska med vår projektuppföljning.

Med vår arbetsorder riskerar du inte att order tappas bort och du får bättre koll på vad som händer på fältet. Dessutom fakturerar ni snabbare för ökad likviditet.

Få mer tidseffektiva arbetsdagar med hjälp av vår resursplanering. Schemalägg medarbetare och resurser på projekt och uppdatera schemat när du behöver.

Med kalkyl och offert räknar du på och får full koll på förtjänsten redan innan ett arbete drar igång. Skapa offerter baserat på kalkylen och skicka direkt till kunderna.

Med integrationer för bland annat leverantörsfakturor samlar du alla kostnader på ett ställe. Det gör det enklare att följa upp projekten, löpande eller vid avslut.

Tidrapportering underlättar både administrationen och arbetet ute på fältet. Använd som löneunderlag och för att fakturera alla debiterbara timmar.

Med vårt smidiga rapportverktyg kan du ta fram rapporter för att bland annat följa upp fakturerad arbetstid för dina underleverantörer.

Föregående

Nästa

Kom i kontakt med oss.

Vanliga frågor och svar.

Vilken typ av dokument kan jag redigera online?

I dagsläget kan du redigera Word-, PowerPoint- och Excel-dokument med filformat doc, docx, xls, xlsx, ppt och pptx.

Vad är en dokumentmall?

En dokumentmall är ett Word-, PowerPoint- eller Excel-dokument som du vill använda som mall för dina projekt. Det kan till exempel vara ett mötesprotokoll eller en UE-förfrågan som du vill ska se likadan ut på alla dina projekt. Med hjälp av taggar i mallen har du möjlighet att länka till fält som du fyllt i på orderkortet inne i vårt system. När dokumentmallen öppnas från ditt projekt hämtas informationen från orderkortet och ersätter taggarna i dokumentet så att du slipper fylla i informationen manuellt.

Hur fungerar mappstrukturer?

Du kan skapa färdiga mappstrukturer som säkerställer att det alltid är samma mappstruktur på dina projekt. Du kan till exempel bygga upp en färdig struktur som motsvarar flikarna du har i din KMA-pärm. Mappstrukturen som du skapar blir automatiskt tillgänglig när du skapar ett nytt projekt. Du kan såklart även komplettera med fler mappar på ett enskilt projekt.

Hur hanterar jag behörigheter på mina dokument?

Behörigheter kan antingen sättas direkt på ett enskilt dokument eller på en mapp i en mappstruktur. Du kan välja att sätta behörigheter på gruppnivå eller för enskilda individer. Du kan dessutom skilja på vem som ska kunna visa, redigera, flytta, ta bort eller ladda ner ett dokument. Detta ger dig en stor flexibilitet när du ska hantera behörigheter för din organisation.

På vilket sätt ökar dokumenthantering vår IT-säkerhet?

Genom att all projektdokumentation både kan redigeras och sparas direkt i molnet kommer ni inte att behöva ha era dokument sparade lokalt på era datorer. Om en dator skulle gå sönder eller bli stulen finns det alltså inga dokument på den – allting ligger säkert sparat online, med tillgång till versionshistorik och automatisk regelbunden säkerhetskopiering. Du kan dessutom hantera behörigheter på dokumenten.

Kan jag förhandsgranska dokument direkt i webbläsaren?

Ja, det kan du göra. Med en knapptryckning kan du dessutom öppna dokumentet i Word, PowerPoint eller Excel för att redigera det utan att först behöva ladda hem det till din dator. Förhandsgranskar du ett e-postmeddelande ser du även eventuella bifogade filer i mejlet.