Det finns flera sätt att ta emot förfrågningar till Infobric Workorder, beroende på hur du föredrar att arbeta. Förfrågningar via mejl och formulär (till exempel från er hemsida) hamnar direkt i projekthanteringssystemet. Hanterar ni inkommande arbeten via andra system, exempelvis kund- eller orderportaler, kan även dessa integreras till vårt tjänst. Då samlar ni enkelt alla förfrågningar på ett ställe.
Genom att samla inkomna förfrågningar digitalt i projekthanteringssystemet får ni en tydlig överblick och riskerar inte att något faller mellan stolarna.
När en förfrågan kommit in kan du omvandla den till en kalkyl. I kalkylen beräknar du vad arbetet kommer att kosta och kan inkludera beräknad tidsåtgång, hyrkostnader av maskiner och utrustning samt materialanvändning.
Kalkylen hjälper dig få en tydlig överblick i hur stor vinst arbetet genererar åt företaget och ligger även till grund för projektuppföljningen som görs vid avslutat arbete (mer om det i den sista delen av vår bloggserie).
Behöver kunden få tillbaka en offert eller ett anbud skapar du enkelt detta baserat på din kalkyl. Behövs ingen offert eller anbud kan du direkt skapa en arbetsorder baserat på kalkylen.
När en offert eller ett anbud godkänts, eller när du är nöjd med din kalkyl, skapas en arbetsorder. Du väljer vilken information som ska överföras från förfrågan och kalkylen till arbetsordern – till exempel material, planerad tidsåtgång och arbetsbeskrivning. Har du integrerat ditt affärssystem till projekthanteringssystemet importeras ditt kundregister från affärssystemet. På så sätt blir det enklare att både bokföra och samla alla arbetsorder på en specifik kund eller ett projekt.
