För att få bättre koll och effektivisera sin fordonshantering inledde Örebro kommun ett samarbete med Infobric, som påbörjades i april 2018 med att koppla upp 600 personbilar och lätta lastbilar.
Idag kan Örebro Kommun via Infobrics digitala plattform följa upp hur deras bilar används, vilket också har möjliggjort för ett helt automatiskt flöde av besiktningen. Magnus Andersson, förklarar hur deras arbetssätt har förändrats under året.
“Förut hade vi en anställd som satt och skickade brev till dom olika enheterna när det var dags för besiktning, det blir lite att göra med cirka 1000 fordon.”
Idag genereras det automatiskt ett mail från systemet utifrån transportstyrelsens kalender, som meddelar att det är dags för besiktning.
Vi har satt upp det så att det går ett mail en månad innan planerat besiktningsdatum, och därefter ytterligare två påminnelser. Agerar dom inte på det så går det en påminnelse till deras chef”, förklarar Magnus.
När en bil har blivit besiktigad registreras det hos transportstyrelsen och rapporteras direkt in systemet, så föraren behöver själv inte göra någon manuell uppföljning.
“Att kunna skicka ut besiktningskallelser digitalt har varit jättebra, det passar in i vårt arbete att få bort papper från verksamheten. Idag behöver en förare bara ta med sig legitimationen för att göra en besiktning.”
”
Vi har satt upp det så att det går ett mail en månad innan planerat besiktningsdatum.
– Magnus Andersson, Tekniska Förvaltningen Örebro
Att hålla bilarna i gott skick är både en ekonomi- och säkerhetsfråga, men förarna som använder bilarna ser inte alltid sig själva som ansvariga för att fordonen underhålls. Därför kan man idag skicka ut påminnelser när det är dags för service utifrån informationen i systemet.
”Förut satt det en liten lapp i bilfönstret som förklarade hur ofta bilen skulle servas, det var helt upp till förarna att ta den på service. För oss som bilparksansvariga var det svårt att hålla reda på servicestatus eftersom att vi bara ser bilarna två gånger per år.”
Magnus och hans kollegor tittar bland annat på mätarställning och hur ofta bilen används, men får också in alla felkoder som visas i bilen. Dom kan på så sätt jobba proaktivt med att kontakta avdelningarna och kolla vad som har hänt med bilen. Att koppla upp bilarna har också medfört andra oanade möjligheter.
“Vi använder det också för att prissätta våra bilar. I systemet kan vi se hur mycket en avdelning använder en viss bil, och utifrån det får vi fram den totala kostnaden för både drivmedel och service.”
Förutom faktureringsunderlag används datan också som beslutsstöd för att optimera fordonsflottan. Något som är viktigt för Örebro kommun och står skrivet i deras fordonspolicy. Den går bland annat ut på att reducera miljöpåverkan och få en så effektiv fordonsflotta som möjligt. Utifrån bilarnas faktiska användning blir det enkelt att ta beslut om ett fordon kan fasas ut eller flyttas till en annan avdelning där det behövs mer.
”Det blir ett tydligt verktyg för att kunna optimera fordonsparken, till exempel om någon kör 300 mil om året, då kanske dom kan ta en taxi istället.”
Det finns en förhoppning om att fler personer ska kopplas in i systemet, och att det läggs mer tid på att analysera den datan som kommer in från fordonen. I framtiden är det möjligt att till och med inköpen av nya bilar styrs utifrån hur dom olika avdelningarna har använt sina tidigare fordon.
”Förhoppningsvis kommer fler av våra avdelningar öppna ögonen för möjligheterna med en uppkopplad bil. Några har till exempel valt att använda körjournalsfunktionen som Infobric erbjuder, vilket vi lyckades fixa med en automatisk rapport i slutet av varje månad.”
I framtiden hoppas Magnus kunna utöka användningen av telematik även på sina tyngre fordon.
”Ja, absolut. Vi har beställt lite fler enheter från Infobric och håller på att testa hur en implementering skulle kunna se ut på våra tyngre fordon och maskiner för park och mark. Det skulle kunna spara oss mycket tid.”
En komplett lösning för all din utrustning. Samla alla dina maskiner, verktyg och tillgångar på vår digitala plattform och få mer kontroll, bättre överblick och ökad effektivitet i din hantering.
Med Infobrics lösningar för maskiner kan du enkelt övervaka när, var och hur dina maskiner används. Effektivisera nyttjande och ekonomisk förtjänst genom att analysera data direkt från maskinerna.
Koppla upp företagets fordon och förenkla för både förarna och administrationen – samtidigt som du håller dig uppdaterad om alla företagets bilar och fordonskostnader. Lösningen för era företagsbilar, förmånsbilar, transportbilar och poolbilar.
