Fleet management system: därför behöver du ett

För många företag är fordonsflottan en av de största utgifterna. Leasing, bränsle, försäkringar och service kostar mycket – och därtill kommer tidskrävande administration. Med spridda excelblad, kvitton och manuella körjournaler är det lätt att tappa kontrollen.

Ett fleet management system samlar allt på ett ställe. Du får en tydlig översikt över kostnader, fordon och användning, vilket gör det enklare att planera, följa upp och upptäcka fel i tid. Resultatet blir färre överraskningar, bättre beslutsunderlag och lägre totalkostnad för flottan.

Vad är ett fleet management system?

Ett fleet management system (FMS) är en digital plattform som samlar all fordonsdata och administration i ett gränssnitt. I stället för manuella processer får du en central hubb för:

Avtal och leasing
Kostnader och TCO (Total Cost of Ownership)
Service, skador och underhåll
Körjournal och milersättning
Bilpooler, lånebilar och föraridentifiering

Behöver jag ett fleet management system?

Det finns inget krav på att företag ska använda sig av ett fleet management system, men i praktiken blir det snabbt svårt att hantera fordon manuellt. Speciellt när saker dokumenteras på olika ställen. Om du vill sänka kostnader, jobba effektivare och få en översikt över fordonsparken är det ett fleet management system du behöver.

Även för mindre företag.

Även företag med mindre flottor kan dra stor nytta av ett FMS eftersom det snabbt minskar manuellt hantering av körjournaler, milersättning, service och fakturaunderlag.

Fordonsflotta hanterat av ett fleet management system

Fem vanliga tecken på behov av fleet management system.

Administrationen växer med papper, körjournaler och spridda kvitton.
Ökande fordons- och bränslekostnaderna utan tydlig förklaring.
Information hanteras manuellt och i många olika system.
Det är oklart hur många bilar som finns, vilket skick de är i och om de faktiskt används
Serviceintervaller missas och avtal förnyas för sent.

Slipp spridda kvitton och osäker fordonsdata. Skaffa ett fleet management system från Infobric Fleet. Vi har jobbat med uppkopplade fordonsparker i över 20 år.

Läs mer om Infobric Fleet

Vilka funktioner ska ett fleet management system ha?

Ett modernt fleet management system innehåller en rad olika funktioner. För tydlighetens skull kan de delas in i fyra huvudområden:

1. Avtal och ekonomi

Avtal och leasing: Håller ordning på kontrakt, avtalsperioder och restvärden. Systemet varnar inför förnyelse eller återlämning och ger bättre förhandlingsunderlag.
Kostnadsöversikt och TCO: Samlar alla utgifter och ger en tydlig bild av den totala ägandekostnaden – både per fordon och för hela flottan.
Bränsle och trängselskatt: Registrerar automatiskt trängselskatt och följer upp bränslekostnader, med tydlig separation mellan privat och tjänsterelaterad körning.

2. Fordonsdrift och underhåll

Service och underhåll: Påminnelser för service, besiktning och däckbyten minskar stillestånd och förlänger fordonens livslängd.
Skador och reparationer: Digital skadeanmälan och uppföljning gör processen smidigare och mer spårbar.
Däckhotell och tillbehör: Håller ordning på var däcken förvaras, kostnader och logistik.

3. Tillgång och användning

Bilpooler: Digital bokning, nyckelfria lösningar och ID-taggar ökar nyttjandegraden och minskar stillestånd.
Lånebilar: Översikt över ersättningsfordon gör att projekten inte stannar upp vid skador eller service.
Föraridentifiering: Gör det tydligt vem som kör vilket fordon via ID-tagg, appinloggning eller Bluetooth.

4. Kördata och analys

Körjournal och milersättning: Resor registreras automatiskt. Körjournalen uppfyller Skatteverkets krav och milersättningen räknas korrekt.
Miljö och körbeteende: Genom att mäta CO₂-utsläpp, bränsleförbrukning och körstil kan företaget följa upp miljömål och planera övergången till elbilar på faktiska data.
Arbetsorder och uppdrag: Kopplar körningar till projekt och arbetsorder, vilket ger bättre faktureringsunderlag och överblick över tid hos kund.

Många system är också integrerade till andra affärssystem, som till exempel lön- och ekonomisystem för automatisk utbetalning av milersättning eller arbetsorderhanteringssystem för att kunna koppla resor till rätt kund eller projekt.

Fordon med fleet management system (FMS)

När är det extra viktigt med ett fleet management system?

Ett FMS blir särskilt värdefullt i följande situationer:

Snabbväxande fordonsflotta: Administrationen ökar snabbt och fel blir dyra.
Krav på miljörapportering: Krav som CSRD gör det extra viktigt att kunna hålla koll på fordonsparkens miljöutsläpp.
Servicebilar i drift: Realtidsdata gör det möjligt att fördela jourjobb och planera rutter.
Elektrifiering: Analys av era nuvarande körmönster skapar undelag kring vilka bilar ni kan byta ut.
Spridd administration: Om företaget använder många olika system för avtal, kvitton och resor blir det svårt att säkra kvaliteten i informationen.

Datainsamling med OBD – grunden för rätt beslutsunderlag.

För att ett fleet management system ska ge verklig nytta krävs korrekt och detaljerad fordonsdata. Med en smart OBD-enhet i varje fordon kan du hämta bilens faktiska värden, i stället för att förlita dig enbart på GPS eller manuella rapporter.

Exempel på vad OBD-enheter tillför:

Automatisk mätarställning ger exakta kilometer och korrekt milersättning.
Verklig bränsleförbrukning registreras utan manuella uppskattningar.
Hybrider: du ser fördelningen mellan el och bränsle, vilket är avgörande för miljöuppföljning och CSRD-rapportering.

Den insamlade datan kan användas för att analysera körmönster, nyttjandegrad och tomgångstid, koppla kostnader till projekt och styra elektrifieringen baserat på faktiska körprofiler.

Studier visar att införandet av OBD-baserad datainsamling tillsammans med ett fleet management system kan sänka bränsleförbrukningen med 10–20 %, eftersom förare blir mer medvetna om sitt körsätt och resorna registreras mer korrekt.

Servicebil med fleet management system kör på vägen

Behöver servicebilar hanteras i ett fleet management system?

Servicebilar är ofta kärnan i en verksamhet och ställer särskilda krav på planering och uppföljning. Utan systemstöd blir det svårt att ha kontroll på var fordonen finns, hur de används och hur kostnaderna fördelas. Ett FMS kan bland annat hjälpa till med:

Ruttplanering: Sätt rätt fordon på rätt uppdrag utifrån var de befinner sig, deras räckvidd och personalens kompetens. Resultatet blir kortare responstid, färre körda mil och nöjdare kunder.
Underhåll: Håll koll på service- och besiktningsintervaller för att undvika oplanerade driftstopp ha en säkrare fordonspark.
Arbetsorder: Koppla körningar till arbetsorder, inkludera stopptider och kostnader direkt i fakturaunderlag.
Miljö och hållbarhet: Följ upp bränsleförbrukning, tomgångskörning och CO₂-utsläpp per uppdrag, som underlag för både effektivisering och miljörapportering.

Ett system gör det också enklare att minska flottans storlek genom att synliggöra hur fordonen faktiskt används. Många upptäcker att de kan sälja av fordon och därmed spara en slant – samtidigt som korrekt servicehistorik stärker restvärdet.

Att tänka på vid val av system.

Det finns många fleet management-system på marknaden och det kan kännas svårt att veta vilket som passar bäst. Här är några frågor som är bra att ställa sig:

Vilka funktioner behöver vi idag och framåt?

Börja med att se över vad ni behöver här och nu. Men tänk också framåt. Ett system ska kunna växa med er verksamhet och klara nya behov när flottan eller regelverken förändras.

Är systemet integrerat mot våra befintliga verktyg?

Ett system ger störst nytta när det spelar ihop med era befintliga verktyg – till exempel ekonomi- och lönesystem, HR, projekt, bränslekort eller SSO-lösningar.

Har leverantören branschkunskap och koll på regelverken?

Regler och rutiner ser olika ut i olika länder och branscher. Se till att leverantören kan den svenska marknaden och förstår era utmaningar. Viktigt är också att systemet är GDPR-anpassat, har ett tydligt integritetsskydd för förare och uppfyller höga säkerhetsstandarder, till exempel ISO 27001.

Är systemet skalbart och prisvärt?

Systemet ska gå att anpassa efter företagets storlek och behov, utan att bli onödigt dyrt. Ett öppet API gör dessutom att ni kan koppla på fler funktioner i takt med att behoven växer.

Vilket stöd får ni vid start och användning.

Onboarding, installation och support gör stor skillnad. Välj en leverantör som erbjuder utbildning och löpande support – helst på svenska.

FAQ

Vad är ett fleet management system?

Ett system som samlar fordonsdata och arbetsflöden i ett gränssnitt för att automatisera körjournal, avtal, kostnader, service och bilpool. Syftet är kontroll, effektivitet och lägre TCO.

Behöver jag ett fleet management system?

Ja, om du vill minska administrationen, undvika fel och fatta beslut på korrekt data. Manuell hantering leder ofta till att problem upptäcks för sent.

Fungerar det även för små fordonsflottor?

Absolut. Även vid cirka tio bilar behövs korrekta underlag för milersättning, service och fakturering. Systemet ger kontroll även i liten skala – utan att bli komplicerat eller dyrt.

Hur hjälper systemet miljöarbetet?

OBD-data visar verklig förbrukning, CO₂ och elandel i hybrider. Det gör att du kan följa upp mål, styra elomställning och rapportera korrekt.

Är Infobric Fleet ett fleet management system?

Ja. Infobric Fleet är ett komplett fleet management system – eller fordonsadministrationssystem – där alla delar av fordonsparken kan hanteras digitalt. I systemet samlas avtal, kostnader, service, körjournaler och miljödata på ett ställe, vilket ger full kontroll och minskar administrationen.

Flera lösningar från oss.

Infobric Fleet

Automatiserar manuellt arbete för förare, fordonsansvarig och ekonomi. Med vårt kompletta fordonsregister kan du enkelt hanterar serviceärenden, fordonskostnader, elektroniska körjournaler och mycket mer.

Läs mer

Elektronisk körjournal

Infobrics elektroniska körjournal ger dig full koll på resorna med automatisk registrering och enkel användning. Läs mer om tjänsten och alla funktioner.

Läs mer

Infobric Workorder

Arbetsorderhantering utvecklad för byggbranschen. Få både översikt och detaljerad insyn i projekten – från start till slut. Minska administrationen, få full koll på vinsten och öka produktiviteten.

Läs mer