Nu är det dags. Äntligen har du fattat beslutet att en förändring ska ske. Nya dörrar ska öppnas och oavsett om ni byter från ett system till ett annat eller väljer en leverantör för första gången – passa på att framtidsspana lite. Hur vill ni ha det om ett år? Två år? Fem? Bra. Sedan tar du ett djupt andetag och tittar igenom våra 7 bra-att-ha-i-bakhuvudet-frågor innan du väljer ert nya system.
För att hitta en lösning som passar just era behov är det viktigt att tänka igenom vilka funktioner som är viktigast för er verksamhet. Behöver ni hantera stora mängder arbetsordrar? Planera resurser? Är ekonomisk uppföljning viktigt? Gör en lista på det som ni vill prioritera. Dela upp din lista i ”need to have” och ”nice to have” – det som ni måste ha i ett arbetsordersystem och det som ni inte måste ha men som vore en välkommen bonus.
Eftersom många arbeten sker på fältet är det viktigt att systemet funkar på mobila enheter som smartphones och surfplattor. Det är också viktigt att tänka på hur systemet fungerar även utan internetuppkoppling.
Systemet ska vara lätt att använda för både administratörer och fältpersonal. En lättanvänd lösning minskar risken för fel och sparar tid. Många leverantörer är duktiga på att identifiera behov och guida er genom deras system. Var inte rädd för att boka in möte för en ordentlig demo, där du förutom att titta på systemet också får möjlighet att ställa frågor.
Säkerhet kan kännas komplicerat men det är viktigt att tänka på när man köper ett arbetsordersystem. Har systemet hög säkerhet för att skydda känslig data och förhindra obehörig åtkomst? Hur jobbar leverantören med backup? Hur ser det ut med inloggning? En del leverantörer har tvåfaktorsautentisering eller har single sign on (SSO), vilket innebär att du slipper fler (eller nya) inloggningsuppgifter.
Om ni redan använder andra verktyg och system är det viktigt att systemet ni väljer kan integreras med dessa för att undvika dubbelarbete och onödig tidsåtgång. Det är också viktigt att tänka på hur integrationen kommer att fungera i praktiken, och om det finns några begränsningar som kan påverka hur smidigt integrationen kan ske. Även här kan det vara en god idé att prata med leverantörerna. Kanske blir resultatet av ett affärssystemsbyte en mycket enklare och smidigare vardag för er. Var inte rädd för att utmana sättet ni arbetar på idag för att kunna utvecklas.
Att komma igång med ett nytt system och ett nytt arbetssätt är en utmaning för alla, oavsett vilken bransch man verkar i. Undersök vilken typ av guidning leverantören erbjuder för att komma igång. Behöver ni komma igång själv eller erbjuder de hjälp? Har de utbildningsmaterial? Hur ser ni till att fältpersonalen kommer igång och faktiskt använder systemet? Finns det någon utbildning eller utbildningsmaterial tillgängligt för användare? Finns det något team hos leverantören som kan hjälpa till vid problem eller frågor? Att välja ett system med rätt förutsättningar kan göra hela skillnaden när det gäller att implementera det på ett effektivt sätt och på så sätt undvika onödiga förseningar. Tänk också på att det kan vara värt att betala extra för stöttning i implementationsfasen så att ni ser till att ni faktiskt kommer igång med användningen fullt ut.
Det är viktigt att man har en realistisk uppfattning om vad systemet kommer att kosta, både initialt och på lång sikt. Det är också viktigt att tänka på att en högre initial kostnad kan ge betydligt större besparingar på lång sikt genom effektivare arbetsflöden och mindre tidsåtgång. Du bör också titta på om det finns några dolda kostnader som kan påverka den totala kostnaden för systemet. Vad ingår? All typ av support? Onboarding och utbildning?
Automatiserar manuellt arbete för förare, fordonsansvarig och ekonomi. Med vårt kompletta fordonsregister kan du enkelt hanterar serviceärenden, fordonskostnader, elektroniska körjournaler och mycket mer.
En helhetslösning för full koll på utrustningen. Samla all data om dina maskiner, verktyg och annan utrustning i vår digitala plattform för bättre kontroll, översikt och effektivitet i din resurshantering...
Ta hjälp av vårt digitala verktyg för att effektivisera er uthyrning, lagerhantering och fakturering. En modern och smart lösning som gör det enkelt att hålla ordning på alla detaljer.
