10 sätt att öka lönsamheten med digital arbetsorderhantering

Digitaliseringen är inte sista strykningen lack på trägolvet, den är själva verktygslådan för verksamheten. Hur ska man rent praktiskt ratta rätt med ett så brett och grundläggande verktyg som ett arbetsordersystem? Och särskilt i en lågkonjunktur, som ju är långt ifrån ”business as usual”-tider? Här går vi igenom just det – baserat på erfarenheter våra kunder har delat med oss genom åren!

Effektivitet och tidsbesparingar.

Det allra tydligaste sättet som du kan förbättra er lönsamhet med ett projekthanteringsverktyg är att det hjälper er att spara tid. De allra flesta ger administrationen mindre tid vid kriser eftersom man ofta känner en stark vilja att göra det som är tydligt inkomstbringande: elda på med det fysiska arbetet i befintliga projekt eller jaga mer jobb.

Men att inte prioritera administrationen är en kortsiktig lösning som ofta leder till fler missar, vilket i sin tur leder till uppskjutna projektstarter eller uteblivna kontrakt – just det ni vill undvika.

Men vad gör man då? Lägger all sin tid på administrationen? Nja. Om du skaffar ett digitalt projekthanteringssystem kan ni planera och kommunicera snabbare och smartare, samtidigt som tiden ni lägger på administration krymper! En bonus är att ni dessutom slipper excelark lika långa som Eiffeltornet.

All den tid du frigör kan du i stället lägga på befintliga och nya projekt. Eller på att göra nödvändiga analyser och förändringar i verksamheten för att klara lågkonjunkturen!

2. Bättre resursallokering.

Med hjälp av ett digitalt projekthanteringsverktyg blir det också enklare att optimera användningen av era resurser. Att planera arbetskraft, material och utrustning kräver riktigt goda planeringsfärdigheter om man verkligen vill se till att ingen tid går till spillo – vilket är i närmast omöjligt att göra utan bra förutsättningar.

Med några drag and drop-svepningar på skärmen kan du planera om resurserna på ett projekt, utan att behöva lämna skrivbordet. I stället för att fältpersonalen själva ska fundera vilken utrustning de behöver till ett jobb när det är dags för avfärd, så har du gjort det jobbet åt dem. Det underlättar arbetsbördan för dem och du behöver inte oroa dig för att fel person drar till ett jobb med fel verktygslåda.

Det är också lättare att planera på lång sikt. Det betyder att du slipper ringa upp personal med kort varsel och berätta om de nya planerna som denne måste anpassa sig efter redan imorgon.

3. Bättre kundrelationer.

Ett vanligt råd man hör att man som företagare ska göra i lågkonjunkturer är att se till att hålla befintliga eller återkommande kunder nöjda. Nöjda kunder vill köpa er tjänst igen, och ger er även gratis marknadsföring i form av att de rekommenderar er till andra. Det är smart då det är lättare att behålla en kund än att leta nya.

Men hur gör man det då, samtidigt som man springer på resterande bollar i företaget?

Med ett digitalt projekthanteringssystem kan du automatisera informationsutskick till era kunder. Till exempel kan du bestämma att varje gång statusen på ett projekt ändras till ”pågående” så skickas ett sms till kunden med ”Nu är vi på väg till dig!”. Kunden känner sig väl omhändertagen och informerad samtidigt som ni slipper lägga tid på att kontakta varje kund löpande under projektens gång! Win-win!

Lönsamhetsguiden

Navigera lågkonjunkturen med självförtroende! I guiden berättar vi hur du kan öka lönsamheten i ekonomiskt bistra tider.

Läs guiden

4. Bättre projektplanering och uppföljning.

Rigorös projektplanering är A och O när man vill undvika att slira på marginalen. Med ett bra system för detta får du en tydlig överblick av beläggningen och lönsamheten, vilket gör att ni undviker otrevliga överraskningar i slutet av månaden. Du minskar också risken för förseningar och extra kostnader eftersom det är enkelt att se hur det går för ett projekt och upptäcka varningsflaggor i god tid.

5. Färre fel och mindre missförstånd.

Det är svårt att göra rätt om det är stökigt – oavsett om det är ett stökigt excelark, stökigt skrivbord eller stökigt i huvudet. Oreda gör att det är lätt hänt att lägga 30 minuter på ett excelark bara för att sedan upptäcka att det var en gammal version. Du måste göra om och vips så har en timma gått förlorad. När du sedan korrigerat rätt dokument måste du även informera kollegorna om ändringarna. Det kan innebära att mejla, hugga tag i folk på kontoret och att ringa runt. Och när alla får en muntlig förklaring av justeringen är det heller inte lätt att veta om alla har uppfattat dig på samma sätt. Missförstånd uppstår så lätt!

Med ett digitalt arbetsordersystem får du ordning och reda både i arbetslådor och i sinne. Dokumenten sparas i en version online och når alla samtidigt. Du slipper mejla ut nya kopior eller ringa upp och berätta om justeringen och sen oroa dig för om alla uppfattade det du sa på samma sätt. Du sparar alltså både tid och pengar som annars skulle användas för korrigeringar.

6. Minskad risk- och förlusthantering.

Genom att använda verktyg för att övervaka och hantera projektets risker kan företag minska risken för överraskande problem och förluster som kan påverka lönsamheten.

Finns det något tråkigare sätt att börja arbetsveckan på, än en riktigt iskall dusch i form av ett problem i ett projekt som du egentligen hade kunnat förutse – om du bara hade haft lite mer tid? När du har stenkoll på projekten är det lättare att se riskerna och att förekomma dem.

Ni kan också snabbare få syn på och lösa förluster som borttappade verktyg eller för lite beställt material, eftersom verktyget hjälper dig att hålla koll på inventering, garantier och kvitton.

7. Förbättrad rapportering och utvärdering.

För att veta hur projekten, och i förlängningen företaget, mår på riktigt så är efterarbetet viktigt. Det är lätt hänt att det skuffas undan för annat. Man känner sig klar med projektet och är redo för nästa. Men på samma sätt som du aldrig skulle lägga ifrån dig en bok innan sista kapitlet, så gör du dig själv en otjänst om du inte också utvärderar projekten. Det är ju trots allt i det kapitlet som du får reda på hur projektet faktiskt har hjälpt företaget framåt!

Med hjälp av ett arbetsordersystem så blir både rapporteringen och utvärderingen enkel. Du får en tydlig överblick av alla detaljer i projekten, något som ger dig värdefulla insikterna som kommer väl till hands när ni ska starta nya projekt!

Lönsamhetsguiden

Navigera lågkonjunkturen med självförtroende! I guiden berättar vi hur du kan öka lönsamheten i ekonomiskt bistra tider.

Läs guiden

8. Bättre dokumenthantering.

Borttappade certifikat eller arbetsordrar på vift är inte bara irriterande, det kostar också i tid, energi och pengar. Med ett arbetsordersystem sparar ni alla dokument centralt och i molnet. På så sätt minskar ni risken för förlorad information, samtidigt som ni ökar tillgängligheten för alla på företaget. Ni slipper alltså både lägga tid och energi på att jaga rätt på dokumentet ni tappat bort, ni slipper också dubbelarbetet det innebär att lösa ett nytt certifikat eller att skriva en ny arbetsorder. Ni säkerställer också att det alltid är senaste versionen av dokumentet som ligger tillgängligt på projektet.

Dessutom så har dessa system allt som oftast en molnlösning, som gör att du slipper förvirringen som uppstår om man har råkat spara sju kopior av samma excelark!

9. Bättre kvalitetskontroll.

Projekten ska inte bara utföras på det sätt som gör att arbetet i fråga blir färdigt, utan behöver också följa överenskomna specifikationer och kvalitetsstandarder. Med ett arbetsordersystem blir det mycket enklare att hålla koll på alla pusselbitar. Med det kan ni säkra kvaliteten på arbetet och hjälpa era anställda att arbeta på ett säkert sätt. Och ju lättare det är att göra rätt, desto mer rätt gör ni. På så sätt kan ni minimera friktion med kunden, men också tilläggsarbeten som ni kanske varken har tid eller råd att göra egentligen!

10. Lättare att välja kunder med mest pang för pengarna.

Att räkna på vilka kunder för er som är bäst att satsa på just nu kan vara enklare sagt än gjort. Det är inte bara kostnad per timme och resurs som räknas, det är också hur friktionsfri en kund är och hur pålitliga deras kalkyl för ett jobb är. Med ett projekthanteringsverktyg är det enklare att jämföra och utvärdera er kundbas baserat på tidigare projekt. På så vis får ni reda vilka av era kunder som är mest kostnadseffektiva, vilket kan ge er ett riktmärke om vilken kund ni borde prioritera och vilken ni kanske ska ta i mån av övrig tid . Då ökar ni effektiviteten och minskar risken att stå och falla med ett projekt som magkänslan kanske sa inte skulle vara rätt just nu, men där ni inte kunde riktigt sätta på fingret på varför det kändes så.

Sammanfattningsvis kan ett digitalt arbetsorderverktyg hjälpa er att öka lönsamheten genom att göra er mer effektiva, tighta till er resursanvändning, öka kundnöjdheten, förbättra dokumenthanteringen och minimera onödiga risker.

Headline goes here.

Infobric Fleet

Automatiserar manuellt arbete för förare, fordonsansvarig och ekonomi. Med vårt kompletta fordonsregister kan du enkelt hanterar serviceärenden, fordonskostnader, elektroniska körjournaler och mycket mer.

Läs mer

Infobric Equipment

En helhetslösning för full koll på utrustningen. Samla all data om dina maskiner, verktyg och annan utrustning i vår digitala plattform för bättre kontroll, översikt och effektivitet i din resurshantering...

Läs mer

Infobric Hyrma

Ta hjälp av vårt digitala verktyg för att effektivisera er uthyrning, lagerhantering och fakturering. En modern och smart lösning som gör det enkelt att hålla ordning på alla detaljer.

Läs mer