Personuppgifthantering i personalliggare enligt GDPR
nyhet

02/05/2018

Nu uppdaterar vi de allmänna villkoren för Infobric Ease

Som du säkert känner till börjar en ny dataskyddsförordning, GDPR, att gälla i EU den 25 maj i år. Förordningen ersätter nuvarande nationell lagstiftning på området
(t ex Personuppgiftslagen i Sverige).

I vår förberedelse inför de förändringar som den nya lagstiftningen innebär har vi uppdaterat de Allmänna villkoren för Infobric Ease. De uppdaterade Allmänna villkoren kommer automatiskt att träda i kraft fr.o.m. 25 maj 2018. Längre ner kan du läsa om vad som är uppdaterat i villkoren.

Vi säkrar skyddet av personuppgifter

Infobric har i god tid påbörjat arbetet kring den nya lagstiftningen och det pågår ett omfattande arbete för att anpassa Infobrics system och verksamhet efter dataskyddsförordningens regler, för att skydda och se till att våra kunders uppgifter om anställda och kunder hanteras på ett korrekt sätt i våra tjänster.

De nya reglerna för personuppgiftsbehandling gäller alla företag som behandlar personuppgifter; både när företaget själv bestämmer över behandlingen som personuppgiftsansvarig, eller när man utför den på uppdrag av någon annan som personuppgiftsbiträde.

Flera produktändringar för att efterleva de nya lagkraven

Utöver att vi uppdaterar de Allmänna villkoren kommer vi under de kommande veckorna även informera våra kunder om ett antal produktändringar som påverkar behandlingen av personuppgifter i tjänsten och om hur vi på andra sätt förbereder oss inför den nya dataskyddsförordningen. Informationen skickas till våra kunder i detta nyhetsbrev och publiceras på webben: infobric.se/gdpr

Därför uppdaterar vi villkoren

Ändringarna i de allmänna villkoren och dess bilagor görs med stöd av punkt 20.3 i de befintliga villkoren för Infobric Ease, som anger att Infobric har rätt att med 20 dagars varsel ändra avtalet med anledning av förändringar i tvingande lagstiftning.

Infobric är i egenskap av systemleverantör ett personuppgiftsbiträde till våra kunder, som är personuppgiftsansvariga, och i vissa fall även personuppgiftsbiträden, för de uppgifter som behandlas i Infobric Ease. Behandlingen regleras mellan ansvarig och biträde i ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal, som är en bilaga till Infobrics Allmänna villkor. Dataskyddsförordningen innehåller detaljerade bestämmelser om vad ett sådant avtal ska innehålla.

Behandlingen av uppgifter i elektroniska personalliggare involverar även de underleverantörer som registrerar uppgifter i liggaren, och där skiljer sig ansvarskedjan åt beroende på om man är huvudentreprenör eller underentreprenör. För att reda ut begreppen och bringa klarhet i hur ansvarskedjorna i de olika fallen ser ut har vi tagit fram en kort informationsfilm som vi rekommenderar dig att se:

Här kan du läsa våra uppdaterade Allmänna villkor för Infobric Ease.

Vad är nytt i Infobrics Allmänna villkor?

I de Allmänna villkoren har vi förtydligat hur kundens systemadministratör ska utses för tjänsten (punkt 3.4). Vi har också gjort justeringar i punkt 14 om personuppgiftsbehandling.
Personuppgiftsbiträdesavtalet (bilaga till Allmänna villkor) innehåller ett flertal punkter som enligt dataskyddsförordningen ska regleras i avtalet. De är i huvudsak följande:

  • Infobric får endast behandla personuppgifterna enligt dokumenterade instruktioner (underbilaga A).
  • Infobric ska säkerställa sekretess för uppgifterna och ha en lämplig nivå på IT-säkerhet.
  • Information om vad som gäller vid anlitande av underbiträden.
  • Infobric ska hjälpa den personuppgiftsansvarige genom lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder, i den mån detta är möjligt, så att den personuppgiftsansvarige kan fullgöra sin skyldighet att svara på begäran om utövande av den registrerades rättigheter.
  • Infobric ska lämna information vid personuppgiftsincidenter och ska bistå våra kunder vid granskning av personuppgiftsbehandlingen.
  • Information om radering eller återlämning av uppgifter när tjänsten avslutas.

Personuppgiftsbiträdesavtal med dina eventuella underentreprenörer

Om ni anlitar underentreprenörer som registrerar uppgifter i Infobric Ease personalliggare, behöver företaget du företräder ingå ett personuppgiftsbiträdesavtal med varje entreprenör (varje entreprenör är personuppgiftsansvarig för sin del av personalliggaren). Du kan få mer information om detta i filmen ovan. Via länken nedan kan du ladda ner ett förslag till hur ett sådant biträdesavtal kan utformas. Detta avtal kan vara ett tillägg/bilaga till ert företags befintliga avtal med underentreprenörer. OBS! Infobric tar inget ansvar för avtalens innehåll och dokumenten måste anpassas till situationen för ditt företag.

Om du anlitar en maskinuthyrare kan ni behöva ett personuppgiftsbiträdesavtal

Om företaget du företräder anlitar ett maskinuthyrningsföretag för att arbeta i Infobric Ease utöver rollen som Konfiguratör, blir maskinuthyraren ett personuppgiftsbiträde för företaget, som är personuppgiftsansvarigt. Det kan exempelvis handla om att personal hos maskinuthyrningsföretaget lägger upp arbetsplatser och systemanvändare (i rollen som Systemadministratör) för arbetsplatsen i Infobric Ease. Mellan er behöver det upprättas ett personuppgiftsbiträdesavtal, som kan vara ett tillägg/bilaga till ert befintliga avtal med maskinuthyraren.
Via länken nedan kan du ladda ner ett förslag till hur ett sådant biträdesavtal kan utformas, som du kan använda i företagets arbete med anpassningar till den nya dataskyddsförordningen. OBS! Infobric tar inget ansvar för avtalens innehåll och dokumenten måste anpassas till situationen för ditt företag.

Vill du veta mer?

  • Om du har frågor kring den nya dataskyddsförordningen eller vill veta mer om hur Infobric förbereder sig inför förändringarna, kan du hitta mer information på www.infobric.se/gdpr
  • Du kan även ta del av ett webinar ”Introduktion till GDPR” genom att anmäla dig här .
  • På Datainspektionens webbplats hittar du mer information om dataskyddsreformen, de olika rollerna och personuppgiftsbiträdesavtal m.m: datainspektionen.se/dataskyddsreformen

Just nu används Infobric-system på 10 000 byggarbetsplatser

Kontakta oss

Undrar du vad som är bästa lösningen för just dig? Hur du kan spara pengar i dina byggprojekt och samtidigt öka säkerheten? Vi hjälper dig gärna med dina frågor.