Infobric Site gör det möjligt för platsadministratörer att publicera meddelanden som blir tillgängliga för personer på arbetsplatsen via Ease CheckIn. Sprid viktig information snabbt och se till att alla som är närvarande på arbetsplatsen notifieras direkt. Detta underlättar informationsflöden på din arbetsplats, och ser till att alla får samma information samtidigt.
Kom igång
Denna funktion kräver produktpaket Standard eller Plus (läs mer om våra produktpaket och hur du väljer dem här). När meddelandefunktionen är aktiverad för din arbetsplats kommer huvudmenyalternativet Meddelanden synas nere till vänster.
Förutsättningar för meddelanden på arbetsplatsen
Väl där finns två grundförutsättningar som måste adresseras innan du kan börja skapa och publicera meddelanden.
- Aktivera Ease CheckIn på arbetsplatsen – se hur du gör här eller följ den gröna länken i Infobric Site.
- Länka konto – se hur du gör här, eller följ den gröna länken i Infobric Site.
När detta är gjort kommer det nya alternativet Nytt meddelande dyka upp.
Hantera mottagare
Innan du publicerar dina meddelanden är det viktigt att du säkerställer att personerna på arbetsplatsen går att nå, och således kan ta del av dina meddelanden. Det gör du genom att se till att de har aktuella kontaktuppgifter, samt appen Ease CheckIn installerad på sin telefon.
Klicka på alternativet Alla mottagare i den vänstra filtreringsmenyn. Som standard visas alla personer som varit inne på arbetsplatsen vid något tillfälle. Du kan dock filtrera denna lista utifrån kriterierna i den överliggande menyn; alla, inne senaste 30 dagarna, inne senaste 7 dagarna, inne idag, inne nu. Detta närvarofilter gör det enkelt för dig att rikta dina meddelanden till rätt personer.
Om kontaktuppgifter till en person saknas visas en varningstriangel i listan. Du kan även se en komplett lista över personer på arbetsplatsen som saknar kontaktuppgifter genom att klicka på alternativet Saknar kontaktuppgifter i den vänstra filtreringsmenyn.
För att åtgärda detta klickar du på alternativet Komplettera kontaktuppgifter i den övre menyraden. När du gör detta öppnas ett nytt fönster, där du kan redigera alla personer med saknade kontaktuppgifter på ett och samma ställe, utan att behöva öppna detaljfönstret för varje enskild person. Även denna vy har ett närvarofilter samt sökfält.
INFO! Om en person har appen installerad indikeras detta av en app-ikon i listan. Om en person saknar appen skickas 1) sms 2) mail, i den ordningen beroende på vilken kontaktuppgift som finns tillgänglig. Sms/mail innehåller allmän info om nytt meddelande (ej arbetsplatsspecifik info) och en nerladdningslänk till appen.
INFO! Om någon person som saknar kontaktuppgift är inne på arbetsplatsen visas en varning i statuspanelen.
Skriv och publicera meddelanden
Nu när funktionen är aktiverad och du har sett till att din tänkta information kommer att nå ut till de personer på arbetsplatsen som behöver den kan du skriva och publicera ditt meddelande. Så här gör du:
- Om det är första gången du skapar ett meddelande, klickar du på knappen Nytt meddelande. Annars klickar du på Nytt i den övre menyraden. Ett nytt fönster öppnas.
- Välj om Notifikation skall användas och vilka som skall motta notifikation om detta meddelande. Läs gärna mer om notifikation längre ner i denna artikel.
- Välj en passande rubrik för ditt meddelande.
- Skriv meddelande. Bifoga gärna en bild om du känner att det är till fördel för ditt önskade meddelande. Du kan även inkludera länkar, som då blir klickbara i appen.
- Klicka på Publicera när du är nöjd och vill att meddelandet skall skickas till alla personer på arbetsplatsen som har appen Ease CheckIn installerad.
OBS! Du kan inte redigera ett redan publicerat meddelande. För att göra ändringar måste meddelandet arkiveras och sedan måste ett nytt meddelande publiceras.
TIPS! Du kan även följa upp vilka som har sett och läst ditt meddelande, och på sätt försäkra dig om att din information har nått ut till rätt personer. Antal visningar visas efter att meddelandet har publicerats. Klicka på siffran för att visa vilka personer som visat meddelandet och vid vilken tidpunkt.
Notifikation
Notifikation använder mobilens inbyggda notifieringsfunktion (avisering i Android). Notifikationen visar endast information om att ett nytt meddelande finns publicerat och på vilken arbetsplats. Meddelandet i sig visas aldrig i notifikationen.
Denna funktion kan användas utifrån närvaro för att nå olika målgrupper. Om t.ex. ett utrymningsmeddelande ska skickas kan en notifikation användas för dem som just nu befinner sig inne på arbetsplatsen.
Utifrån vilken närvaroperiod som valts kan du se hur många som kommer få notifikationen och på vilket sätt utifrån följande kategorisering:
- Nåbara via appen (har man ett appkonto men inte använder appen regelbundet får man notifikation via sms med viss fördröjning)
- Uppmanas ladda ner appen
- Ej nåbara (här finns en genväg för att öppna fönstret Komplettera kontaktuppgifter)
Används inte notifikation kommer meddelandet publiceras i appen, men utan att det synliggörs förutom under menyalternativet Meddelanden.
Så ser det ut i appen
Nedan ser du hur det ser ut i mobilen och i Ease CheckIn när ett nytt meddelande har publicerats:
- App-ikonen för Ease CheckIn som visas på telefonens startskärm visar en siffra.
- En blå prick vid arbetsplatsen i listan över Mina arbetsplatser indikerar att det finns ett nytt meddelande publicerat på denna arbetsplats.
- Väl inne på arbetsplatsen indikerar en blåmarkerad siffra vid menyalternativet Meddelanden att nya meddelanden finns att läsa.
- Så här visas det faktiska meddelandet i Ease CheckIn.
